Withdraw Course 用于结束学员当前 Course,并根据剩余课程权益处理应退金额。
这是一个财务高风险操作。
不要把 Withdraw Course 和 Close Course 混为一谈。
Withdraw 通常涉及 Refund;Close Course 则会结束剩余权益并确认相应收入。
退课前检查
先核对:
- Course;
- By Hour / By Term;
- Remaining Tuition;
- Remaining Paid Tuition;
- Remaining Hours 或 Remaining Course Duration;
- 原 Invoice;
- 是否存在其他关联 Course 欠费。
当前系统明确存在以下限制:
- 多 Course 关联订单中如仍有未结清 Course,应先结清 Tuition;
- 如果实际已消费的 Credit Hour Amount 超过 Paid Tuition,不能直接 Withdraw,应根据业务情况使用 Close Course。
Refund Amount
填写 Refund Amount。
当前页面规则明确:
- Refund Amount 不能小于 0;
- Refund Amount 不能大于 Remaining Tuition;
- Refund Amount 不能大于 Remaining Paid Tuition。
Complimentary Hours 单价为 0,本身不支持 Refund。
不建议仅根据原始单价自行手工推算最终 Refund Amount。请以 Artstep 当前显示的 Remaining Tuition、Remaining Paid Tuition 和可退金额校验为准。
设置 Withdrawal Date
选择 Withdrawal Date。
当前系统提示:该日期会作为退课 Course 的有效期截止日期。
选择退款和审批信息
当前退课流程要求选择 Refund Method,并可填写 Notes。
是否需要二次 Refund Approval 取决于校区的 Financial Approval Process:
- 已启用审批:需要选择 Approver;提交后进入 Refund Approval;
- 未启用审批:当前系统说明,申请人确认操作后会直接生成相应单据和记录,不再等待二次审批。
Refund Approval(启用审批时)
审批人可以:
- Approve;
- Reject。
当前系统明确提示:
- Approve 后会生成 Refund Invoice;
- Approve 和 Reject 都具有不可撤销影响,应谨慎操作。
因此审批前应再次核对 Student、Course、Refund Amount、Refund Method 和审批结论。
完成后的结果
流程完成后:
- Course 进入 Withdrawn / Course Withdraw 状态;
- Refund 会形成对应的退款财务记录;
- Student 的 Course rights、Remaining Tuition 等会按照退课结果更新。
Refund Method
执行 Refund 时,请使用页面当前提供的 Refund Method。
如果原付款涉及外部线上支付方式,请按照当前页面提示和学校现行的退款流程处理。
